Facture électronique : quel format adopter pour votre entreprise ?
Sous quel format se présente une facture électronique ?
Une facture électronique ne ressemble pas à ce que l'on pourrait imaginer. Contrairement à un PDF classique, elle n'a pas de forme physique prédéfinie.
Une donnée structurée, pas un document visuel
Une facture électronique est un ensemble de données structurées transmises entre systèmes informatiques. Elle repose sur trois éléments :
- Les dimensions : les champs qui décrivent la facture (SIREN, montant HT, taux de TVA, date, etc.)
- Les valeurs : les données concrètes pour chaque dimension
- Les statuts : l'état de la facture (dépôt, rejet, encaissée, etc.)
Tous ces éléments sont encodés au format XML, un langage qui structure l'information pour la rendre lisible par les machines.
XML vs PDF
- Un PDF est conçu pour les humains — les logiciels ne peuvent pas en extraire automatiquement les données de manière fiable
- Le XML permet aux systèmes de « parler la même langue » : chaque donnée a un emplacement prédéfini
- Le traitement automatique sans erreur est garanti grâce à cette structure normalisée
Pourquoi le XML plutôt que le PDF ?
Un PDF est conçu pour les humains mais les logiciels ne peuvent pas en extraire automatiquement les données de manière fiable. Le XML permet aux systèmes de « parler la même langue » : chaque donnée a un emplacement prédéfini, garantissant un traitement automatique sans erreur.
Les 3 formats de facture électronique acceptés en France
La réglementation française impose l'utilisation de l'un des trois formats normalisés suivants. Ces normes sont toutes basées sur XML mais présentent des caractéristiques distinctes qui les rendent adaptées à différents contextes d'utilisation.
Le format UBL (Universal Business Language)
UBL est un standard XML international développé par OASIS. C'est l'un des formats les plus répandus mondialement pour l'échange de documents commerciaux électroniques.
Créé au début des années 2000, UBL s'est imposé comme référence internationale. La norme EN 16931 européenne s'appuie sur UBL pour harmoniser la facturation électronique.
Avantages UBL
3 points positifs
- Interopérabilité internationale : reconnu mondialement, idéal pour les échanges transfrontaliers
- Richesse fonctionnelle : gère des processus au-delà de la facturation (bons de commande, avis de livraison)
- Écosystème mature : supporté nativement par SAP, Oracle, Microsoft Dynamics
Inconvénients UBL
3 points d'attention
- Complexité technique : structure complète mais difficile à implémenter pour les petites structures
- Pas de lisibilité humaine : format XML pur, illisible sans logiciel
- Fichiers volumineux : la richesse de la structure augmente la taille des fichiers
Exemples de logiciels utilisant UBL : SAP Business One, Oracle NetSuite, les solutions ERP d'envergure internationale, et les plateformes agréées comme Chorus Pro (secteur public).
Le format CII (Cross Industry Invoice)
CII est un standard XML développé par UN/CEFACT (United Nations Centre for Trade Facilitation), l'organisme ONU dédié au commerce international.
CII fait partie des standards UN/CEFACT pour harmoniser les échanges commerciaux. Il est particulièrement répandu dans les secteurs industriels et les échanges B2B complexes.
Avantages CII
3 points positifs
- Normalisation internationale : porté par l'ONU, légitimité institutionnelle forte
- Adaptabilité sectorielle : enrichi avec des informations spécifiques (automobile, aéronautique, chimie)
- Compatibilité européenne : l'une des deux syntaxes XML de la norme EN 16931
Inconvénients CII
3 points d'attention
- Adoption limitée en France : moins utilisé que Factur-X ou UBL
- Complexité technique : format XML pur nécessitant des compétences techniques
- Absence de visuel : pas de représentation visuelle, nécessite un PDF séparé
Exemples de logiciels utilisant CII : SAP S/4HANA, certaines solutions sectorielles spécialisées dans l'automobile ou l'aéronautique, et plusieurs plateformes agréées proposent CII en complément d'UBL.
Le format Factur-X (hybride PDF/XML)
Factur-X est un format hybride franco-allemand combinant un PDF/A-3 lisible avec des données XML intégrées. C'est le format le plus utilisé en France.
Développé par la France et l'Allemagne (ZUGFeRD 2.0 en Allemagne), Factur-X facilite la transition vers la facturation électronique en conservant l'aspect d'une facture PDF tout en intégrant les données structurées.
Avantages Factur-X
4 points positifs
- Double lisibilité : l'utilisateur consulte le PDF, le logiciel traite les données XML
- Simplicité d'adoption : transition en douceur pour les TPE/PME avec une facture visuellement familière
- Archivage facilité : un seul fichier contient versions humaine et machine
- Profils adaptables : Minimum, Basic, EN 16931, Extended selon les besoins
Inconvénients Factur-X
3 points d'attention
- Limitations en volume : le format hybride limite la quantité d'informations structurées
- Taille de fichier : PDF + XML produit des fichiers plus volumineux
- Dépendance au PDF : variations d'affichage possibles selon les lecteurs
Exemples de logiciels utilisant Factur-X : la majorité des logiciels de facturation français (Pennylane, Sellsy, Axonaut, Sage, EBP) proposent Factur-X en standard. C'est également le format privilégié par de nombreuses plateformes agréées pour leur offre PME.
Pour en savoir plus : consultez notre guide complet dédié à Factur-X qui détaille les profils, la génération de fichiers conformes et les cas d'usage spécifiques.
Type
Origine
Lisibilité humaine
Complexité technique
Usage principal
Volume de données
Taille de fichier
Adoption France
Exemples logiciels
| Critère | UBL | CII | Factur-X |
|---|---|---|---|
| Type | XML pur | XML pur | Hybride PDF+XML |
| Origine | OASIS (international) | UN/CEFACT (ONU) | France-Allemagne |
| Lisibilité humaine | Non | Non | Oui (PDF) |
| Complexité technique | Élevée | Élevée | Faible à moyenne |
| Usage principal | GE/ETI, international | GE/ETI, industrie | PME/TPE France |
| Volume de données | Très élevé | Très élevé | Limité (format hybride) |
| Taille de fichier | Moyenne | Moyenne | Élevée (PDF+XML) |
| Adoption France | Forte (GE) | Moyenne | Très forte (PME) |
| Exemples logiciels | SAP, Oracle, Chorus Pro | SAP S/4HANA, ERP industriels | Pennylane, Sellsy, Axonaut, Sage |
Comment choisir le bon format de facture électronique ?
La bonne nouvelle : vous n'avez généralement pas à choisir. Les plateformes agréées gèrent automatiquement la conversion entre formats. Votre fournisseur peut émettre en Factur-X tandis que votre client reçoit en UBL, sans action manuelle.
Conversion automatique
- Les plateformes agréées ont l'obligation de lire et émettre dans les trois formats
- La conversion est transparente : votre fournisseur envoie en Factur-X, votre client reçoit en UBL
- L'interopérabilité totale du système français est ainsi garantie
Quand le format s'impose de lui-même
Dans la pratique, le format dépend de deux facteurs :
- Le logiciel choisi : votre solution de facturation détermine souvent le format. Les TPE/PME avec Pennylane ou Sellsy génèrent du Factur-X. Les grandes entreprises avec SAP ou Oracle travaillent en UBL ou CII.
- Le volume d'informations : plus votre facture contient de champs et dimensions métier, moins Factur-X est adapté. Les formats XML purs supportent des structures très riches, indispensables dans certains secteurs (BTP, industrie).
Les autres formats de facture électronique dans le monde
Au-delà des trois formats français, d'autres standards sont utilisés à l'international :
PEPPOL BIS Billing 3.0
EuropeRéseau et format européen basé sur UBL, conforme à EN 16931. Obligatoire en Belgique depuis 2026 pour le B2B, largement utilisé aux Pays-Bas et en Scandinavie.
FatturaPA
ItalieFormat XML propriétaire obligatoire pour toutes les factures en Italie (B2B, B2C, B2G) depuis 2019. Transit obligatoire par la plateforme centrale SDI.
XRechnung
AllemagneStandard XML obligatoire pour le B2G depuis 2020, conforme à EN 16931. Extension progressive prévue au B2B d'ici 2028.
Svefaktura
SuèdeStandard XML suédois dominant dans les pays nordiques. La Suède utilise également PEPPOL pour les échanges transfrontaliers.
CFDI
MexiqueFormat obligatoire avec validation temps réel par l'autorité fiscale (SAT). Ce système de « continuous transaction controls » a inspiré plusieurs pays européens.
Obligation domestique uniquement
- L'obligation française concerne uniquement les transactions B2B domestiques (entre entreprises françaises)
- Les échanges avec des partenaires internationaux ne sont pas réglementés par la réforme 2026
- Vous restez libre d'utiliser le format convenu avec vos partenaires étrangers