Facture électronique : le guide pour tout comprendre en 2026
Qu'est-ce que la facture électronique ?
Une facture électronique est une facture émise, transmise et reçue sous un format électronique structuré (Factur-X, UBL ou CII). Contrairement à un simple PDF, elle contient des données exploitables automatiquement par les logiciels comptables. Elle doit obligatoirement transiter par une plateforme agréée.
La différence avec une facture dématérialisée est essentielle : un simple document Word ou PDF, même signé électroniquement, n'est pas une facture électronique au sens de la réforme. Le document doit respecter un format informatique normé permettant l'extraction automatique des données (montants, TVA, références client).
Format
Traitement
Conformité 2026
Transmission
| Critère | PDF classique | Facture électronique |
|---|---|---|
| Format | Image ou texte non structuré | Données structurées (XML) |
| Traitement | Manuel (ressaisie) | Automatique (intégration directe) |
| Conformité 2026 | Non conforme | Conforme |
| Transmission | Email, courrier | Via plateforme agréée |
La réforme comprend en réalité trois volets distincts :
- E-invoicing : émission et réception de factures électroniques entre entreprises françaises assujetties à la TVA (transactions B2B domestiques).
- E-reporting de transactions : transmission des données de ventes B2C et des opérations avec l'étranger à l'administration fiscale. La fréquence de transmission dépend de votre régime de TVA (mensuel ou trimestriel).
- E-reporting de paiement : transmission des données d'encaissement pour les prestations de services soumises à TVA sur encaissement. Même fréquence, déterminée par le régime TVA.
Comment fonctionne la facture électronique ?
La facturation électronique repose sur un écosystème normé : des formats standardisés, un circuit de transmission sécurisé, et un annuaire centralisé pour router les factures.
Les 3 formats acceptés
La réforme impose l'utilisation de l'un des trois formats structurés suivants :
Factur-X
UBL
CII
| Format | Type | Description | Pour qui ? |
|---|---|---|---|
| Factur-X | Hybride | PDF lisible + XML intégré | TPE, PME (format recommandé) |
| UBL | XML pur | Universal Business Language | Grandes entreprises, ERP internationaux |
| CII | XML pur | Cross Industry Invoice | Systèmes SAP, flux EDI |
Le format Factur-X est le plus polyvalent : il reste lisible comme un PDF classique, tout en contenant les données structurées nécessaires à l'intégration automatique. C'est le choix idéal pour les TPE et PME.
Le circuit de transmission
Une facture électronique ne s'envoie pas par email. Elle transite obligatoirement par une plateforme agréée (anciennement appelée PDP - Plateforme de Dématérialisation Partenaire).
Le circuit fonctionne ainsi :
- Vous créez votre facture dans votre logiciel de facturation
- Votre plateforme agréée interroge l'annuaire des entreprises pour identifier la plateforme de votre client
- La facture est transmise à la plateforme de votre client
- Les données sont simultanément transmises à l'administration fiscale (e-reporting)
- Votre client reçoit la facture dans son logiciel
L'annuaire des entreprises
L'annuaire des entreprises est une base de données centralisée gérée par l'administration. Il répertorie toutes les entreprises assujetties à la TVA avec leur plateforme de rattachement. C'est grâce à cet annuaire que votre plateforme sait où envoyer vos factures.
Bonne nouvelle : vous n'avez pas à vous y inscrire manuellement. Votre plateforme agréée synchronise automatiquement vos informations. L'annuaire est mis à jour quotidiennement.
Pour en savoir plus, consultez notre guide sur l'annuaire de la facturation électronique.
Les avantages et les inconvénients de la facture électronique pour les entreprises
La facturation électronique n'est pas une révolution neutre. Elle apporte des bénéfices réels, mais impose aussi des contraintes. L'impact varie selon la taille et le profil de votre entreprise.
Les avantages
8 points positifs
- Automatisation du flux de facturation : gain de temps et de productivité sur les processus comptables
- Réduction des erreurs grâce à la limitation des opérations manuelles
- Suivi en temps réel : visibilité immédiate sur le statut de chaque facture
- Garantie d'un reporting exact à l'administration en temps réel
- Meilleure trésorerie : identification rapide des factures bloquées ou impayées
- Fin des factures perdues : traçabilité complète, chaque facture est horodatée
- Archivage sécurisé : stockage conforme assuré par les plateformes
- Réduction des coûts : une facture électronique coûte moins cher à traiter qu'une facture papier
Les inconvénients
4 points d'attention
- Temps consacré à la conformité : les dirigeants de petites entreprises doivent se pencher sur un sujet qui ne génère pas directement de chiffre d'affaires
- Impact de la transformation digitale : paramétrage de l'outil, mise en place de processus, formation des équipes
- Coût de l'abonnement à une solution de facturation électronique
- L'administration fiscale saura tout : si vous ne déclarez pas certains de vos revenus, il vous sera difficile de continuer
Pourquoi la facture électronique en France
La France suit un mouvement européen engagé depuis plusieurs années. L'Italie a rendu la facturation électronique obligatoire dès 2019, suivie par d'autres pays de l'Union européenne.
L'État poursuit trois objectifs principaux avec cette réforme :
- Lutter contre la fraude à la TVA. La transmission automatique des données de facturation permet à l'administration de détecter plus facilement les incohérences et les schémas frauduleux. L'écart de TVA en France est estimé à plusieurs milliards d'euros par an.
- Simplifier les obligations déclaratives. À terme, les déclarations de TVA pourront être pré-remplies grâce aux données collectées. Moins de ressaisie, moins d'erreurs, moins de contrôles a posteriori.
- Moderniser les échanges entre entreprises. La dématérialisation accélère les flux, réduit les délais de paiement et améliore la traçabilité des transactions.
Quand la facture électronique devient-elle obligatoire en France ?
La facture électronique devient obligatoire en deux étapes.
Au 1er septembre 2026
- Réception obligatoire pour toutes les entreprises
- Émission obligatoire pour les grandes entreprises et ETI
Au 1er septembre 2027
- Émission obligatoire pour les PME, TPE et micro-entreprises
Grande entreprise
ETI
PME
TPE / Micro
| Catégorie | Effectif | CA ou Bilan | Réception | Émission |
|---|---|---|---|---|
| Grande entreprise | ≥ 5 000 | > 1,5 Md€ ou > 2 Md€ | Sept. 2026 | Sept. 2026 |
| ETI | < 5 000 | ≤ 1,5 Md€ et ≤ 2 Md€ | Sept. 2026 | Sept. 2026 |
| PME | < 250 | ≤ 50 M€ ou ≤ 43 M€ | Sept. 2026 | Sept. 2027 |
| TPE / Micro | < 10 | ≤ 2 M€ | Sept. 2026 | Sept. 2027 |
Point essentiel
- Même si votre entreprise n'est pas soumise à l'émission avant septembre 2027, vous devez être capable de recevoir des factures électroniques dès septembre 2026. Vos fournisseurs grands comptes vous enverront leurs factures au format électronique dès cette date.
Qui est concerné par la facturation électronique ?
La règle est simple : toutes les entreprises assujetties à la TVA en France sont concernées par la réforme, quelle que soit leur forme juridique ou leur taille.
Entreprises concernées
Sont concernées les structures suivantes, dès lors qu'elles réalisent des opérations soumises à TVA :
- Sociétés commerciales (SA, SAS, SARL, EURL)
- Entreprises individuelles et auto-entrepreneurs
- Professions libérales
Cas d'exclusion
Certaines opérations sont exclues du dispositif d'e-invoicing :
- Les ventes aux particuliers (B2C) — soumises à l'e-reporting uniquement
- Les transactions avec des entreprises étrangères (export, intracommunautaire) — soumises à l'e-reporting
Important
- Même si vous réalisez exclusivement des opérations hors champ de l'e-invoicing, vous devrez être en capacité de recevoir les factures électroniques de vos fournisseurs.
Et pour les marchés publics (B2G) ?
La facturation électronique vers le secteur public est déjà obligatoire depuis 2017. Si vous facturez des administrations, collectivités ou établissements publics, vous passez par la plateforme Chorus Pro, qui fait office de plateforme agréée pour toutes les entités publiques.
Avec la réforme 2026, deux options s'offrent à vous :
- Continuer à déposer vos factures directement sur Chorus Pro
- Utiliser une plateforme agréée raccordée à Chorus Pro, pour unifier vos flux B2B et B2G dans un seul outil
Comment faire une facture électronique ?
Pour créer une facture électronique conforme, vous devez utiliser un logiciel de facturation ou une application web capable de générer des factures dans l'un des trois formats reconnus (Factur-X, UBL ou CII). Les outils artisanaux comme Word ne sont plus utilisables pour la facturation B2B.
Les 4 nouvelles mentions obligatoires sur les factures électroniques
La réforme ajoute quatre mentions obligatoires sur les factures :
4 nouvelles mentions obligatoires
- Numéro SIREN du client : identification unique de l'acheteur
- Catégorie de l'opération : vente de marchandises, prestation de services, ou opération mixte
- Mention "Option pour le paiement de la TVA d'après les débits" : si applicable
- Adresse de livraison complète : si différente de l'adresse de facturation
Cycle de vie d'une facture électronique
La réforme ne se limite pas à la création de factures au bon format. Elle encadre l'ensemble du cycle de vie de la facture. Votre solution de facturation doit donc être connectée à une plateforme agréée, ou être elle-même plateforme agréée.
Cycle de vie d'une facture électronique
Création
Génération au format structuré avec les mentions obligatoires
Transmission
Envoi via une plateforme agréée (pas par email)
Réception
Intégration automatique des factures fournisseurs
Stockage
Archivage conforme pendant 10 ans, dans le format d'origine
E-reporting
Extraction et transmission des données à l'administration fiscale
Création
Génération au format structuré avec les mentions obligatoires
Transmission
Envoi via une plateforme agréée (pas par email)
Réception
Intégration automatique des factures fournisseurs
Stockage
Archivage conforme pendant 10 ans, dans le format d'origine
E-reporting
Extraction et transmission des données à l'administration fiscale
Le suivi informatique des factures et des encaissements
Chaque facture électronique passe par plusieurs statuts, gérés par les plateformes agréées. Ce suivi en temps réel vous permet de savoir exactement où en est chaque facture et d'agir rapidement en cas de problème.
DÉPÔT
REJET
REFUS
ENCAISSÉE
| Statut | Signification |
|---|---|
| DÉPÔT | Facture acceptée par votre plateforme (date horodatée) |
| REJET | Facture refusée par la plateforme (format non conforme, incohérence de montants) |
| REFUS | Facture refusée par le destinataire (erreur de destinataire, contestation) |
| ENCAISSÉE | Paiement reçu (date et montant transmis) |
Les plateformes agréées pour la facturation électronique
Les plateformes agréées sont les acteurs centraux de la réforme. Aucune facture électronique ne peut être émise ou reçue sans passer par l'une d'entre elles.
Qu'est-ce qu'une plateforme agréée ?
Une plateforme agréée (anciennement PDP - Plateforme de Dématérialisation Partenaire) est un opérateur privé immatriculé par l'administration fiscale (DGFiP) pour une durée de 3 ans renouvelable.
Pour obtenir cette immatriculation, la plateforme doit :
- Obtenir des certifications sur la sécurité informatique
- Héberger ses données sur des serveurs établis et opérés dans l'Union européenne
- Assurer une parfaite traçabilité des données
- Se soumettre à un audit annuel obligatoire
Environ 100 plateformes sont actuellement immatriculées.
Plateforme Agréée vs Solution Compatible
Il est important de distinguer deux types d'acteurs :
Immatriculation DGFiP
Transmission directe des factures
Transmission e-reporting
| Critère | Plateforme Agréée (PA) | Solution Compatible (SC) | Logiciel de facturation standard |
|---|---|---|---|
| Immatriculation DGFiP | Oui | Non | Non |
| Transmission directe des factures | Oui | Oui (en se connectant à une PA) | Non |
| Transmission e-reporting | Oui | Oui (en se connectant à une PA) | Non |
Bon à savoir
- N'importe quel logiciel de facturation en ligne peut devenir une SC en se connectant à une PA. Et n'importe quelle SC peut devenir une PA en répondant au cahier des charges technique du gouvernement.
- Prenez les devants et interrogez votre fournisseur de solution de facturation pour savoir quel est son statut actuel, et s'il sera prêt à temps pour l'entrée en vigueur de la facturation électronique.
Comment choisir sa plateforme ?
Les critères de choix principaux sont :
- Compatibilité avec votre logiciel de facturation actuel
- Fonctionnalités propres à la facturation électronique (émission, réception, relances, archivage, reporting)
- Services complémentaires (déclarations automatiques, CRM, banque, expertise-comptable, assurance, ERP, caisse électronique…)
- Tarification adaptée à votre volume de factures et de CA
- Service client et accompagnement lors de la transition
Se préparer à la transition : 4 étapes clés
La réforme entre en vigueur dans quelques mois. Voici les étapes à suivre pour être prêt.
Auditer vos processus actuels
1/4Faites le point sur votre situation actuelle : combien de factures émettez-vous et recevez-vous par mois ? Qui sont vos principaux fournisseurs et clients B2B ? Combien vous coûte la gestion de la facturation entrante et sortante ? Créez ou adaptez votre workflow interne pour la gestion des factures fournisseurs et clients, mais aussi pour le remplissage de vos obligations légales. Appuyez-vous sur vos équipes pour visualiser ce workflow et définir tout ce qui pourrait être automatisé par une PA.
Choisir votre solution
2/4Si votre logiciel actuel est déjà plateforme agréée ou connecté à une PA, prenez connaissance de leur offre. C'est le moment de challenger votre fournisseur. Sinon, identifiez une solution adaptée à votre volume et vos besoins en vous appuyant sur votre audit. Certaines plateformes proposent des offres gratuites pour les petits volumes, d'autres des fonctionnalités avancées pour les structures plus importantes.
Former vos équipes
3/4Les services concernés doivent être formés aux nouveaux outils et processus. La comptabilité doit maîtriser les nouveaux flux et le rapprochement automatique. Les équipes commerciales doivent savoir créer des factures conformes avec les nouvelles mentions. Le service achats doit comprendre le traitement des factures fournisseurs entrantes.
Prendre en main et tester
4/4N'attendez pas le 1er septembre 2026 pour votre première facture électronique. Plusieurs plateformes agréées proposent déjà la création de factures au bon format. Profitez-en pour vous familiariser avec l'outil. Testez le module de création de factures électroniques. Mettez à jour vos modèles de factures avec les quatre nouvelles mentions obligatoires. Créez ou adaptez votre workflow interne pour le suivi des statuts de factures.