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FE2026
Guide FEG | Réglementation 2026

Comment faire une facture électronique en 2026 : Guide en 6 étapes

Créer une facture électronique depuis le logiciel de facturation d'une plateforme agréée ne prend guère plus de temps que de créer une facture digitale au format PDF. Si toutes les informations sont enregistrées sur votre PA, comptez 2 à 3 minutes.
Ilan Lemos
Ilan Lemos5 min de lecture

Qu'est-ce qu'une facture électronique conforme ?

Une facture électronique conforme à la réforme 2026 doit être émise dans l'un des trois formats normalisés (UBL, CII ou Factur-X), transiter par une plateforme agréée et contenir l'ensemble des mentions obligatoires dans des champs structurés.

Les 6 étapes pour créer votre première facture électronique

Voici le processus complet pour créer et envoyer votre première facture électronique conforme.

1
Étape 1/6

Connectez-vous à votre plateforme agréée

Accédez au module « Facturation » ou « Émission de factures ». Vérifiez que vos informations entreprise sont à jour : SIREN, adresse complète, coordonnées, numéro de TVA intracommunautaire.

2
Étape 2/6

Saisissez les données obligatoires

Cliquez sur « Créer une nouvelle facture » et renseignez les informations requises : identification fournisseur/client, lignes de facturation, montants, conditions de paiement et nouvelles mentions 2026.

3
Étape 3/6

Choisissez le format

Sélectionnez UBL (XML automatisé), CII (XML international) ou Factur-X (hybride PDF+XML, recommandé TPE/PME). Créez votre facture directement dans la plateforme.

4
Étape 4/6

Enregistrez et vérifiez

Enregistrez en brouillon et vérifiez soigneusement : SIREN client, montants HT/TVA/TTC, catégorie d'opération, et le PDF généré si format Factur-X.

5
Étape 5/6

Envoyez la facture

Cliquez sur « Envoyer ». La plateforme valide la conformité, attribue le statut DÉPÔT avec horodatage, identifie la PA du client et transmet automatiquement.

6
Étape 6/6

Suivez le statut

Suivez l'évolution : DÉPÔT → TRANSMISE → REÇUE → ENCAISSÉE. En cas de REJET (non conforme) ou REFUS (client refuse), agissez en conséquence.

Les données obligatoires à saisir

  • Numéro de facture unique, date d'émission, date de livraison/prestation, devise
  • Votre raison sociale, SIREN, adresse, numéro de TVA intracommunautaire
  • Raison sociale du client, SIREN du client
  • Adresse du client et adresse de livraison si différente
  • Catégorie de l'opération : vente / prestation / mixte
  • Description produits/services, quantités, prix unitaires HT
  • Montant total HT, taux TVA, montant TVA, montant total TTC
  • Conditions de paiement, délais, pénalités de retard
  • Mention « Option TVA sur les débits » si applicable

Les plateformes pré-remplissent vos données et celles de vos clients réguliers. Temps à prévoir pour la première facture : 5-10 min. Pour les suivantes : 2-3 min.

Nouvelles mentions 2026

  • SIREN du client — nouvelle mention obligatoire
  • Adresse de livraison si différente de l'adresse de facturation
  • Catégorie de l'opération : vente / prestation de services / mixte
  • Mention « Option TVA sur les débits » si applicable

Le choix du format

Sélectionnez l'un des trois formats réglementaires :

  • UBL : format XML pour échanges automatisés
  • CII : format XML normalisé international
  • Factur-X : hybride PDF lisible + XML intégré (recommandé TPE/PME)

Ne créez PAS de PDF dans Word/Excel

  • Créez votre facture DIRECTEMENT dans la plateforme agréée qui génère automatiquement le format conforme
  • Le format Factur-X produit même le PDF lisible pour vous
  • Un PDF simple créé dans Word ou Excel n'est PAS conforme à la réglementation 2026

Ce qui se passe automatiquement à l'envoi

  • Validation de la conformité (format, données, cohérence)
  • Attribution du statut « DÉPÔT » avec horodatage
  • Identification automatique de la PA du client via l'annuaire
  • Transmission à la plateforme du client
  • Extraction et transmission des données d'e-reporting à l'administration

Vous n'avez pas besoin de connaître la plateforme de votre client. Son adresse de facturation électronique suffit.

Les statuts de suivi

  • DÉPÔT : acceptée par votre plateforme
  • TRANSMISE : envoyée à la plateforme du client
  • REÇUE : client a reçu la facture
  • REJET : non conforme (à corriger)
  • REFUS : client refuse la facture
  • ENCAISSÉE : paiement transmis

Automatisation avancée

  • Les entreprises avec volume élevé peuvent connecter leur ERP/CRM à leur plateforme agréée via API
  • Génération et transmission automatiques des factures sans intervention manuelle

Comment recevoir une facture électronique ?

Recevoir une facture électronique est un processus plus passif que l'émission, mais il nécessite votre attention pour valider les factures et les intégrer correctement dans votre comptabilité.

1
Étape 1/5

Recevez la notification

Votre plateforme agréée vous notifie par email, dans l'interface, via Slack ou tout autre outil synchronisé avec votre PA.

2
Étape 2/5

Consultez la facture

Vérifiez l'identité du fournisseur (raison sociale, SIREN), le numéro de facture, la description, les montants HT/TVA/TTC et les conditions de paiement.

3
Étape 3/5

Faites valider par vos équipes métier

Le service achats vérifie la commande, la logistique confirme la livraison, le chef de projet valide la prestation réalisée.

4
Étape 4/5

Intégrez dans votre comptabilité

Automatiquement si votre logiciel comptable est connecté à votre PA, ou manuellement en exportant la facture.

5
Étape 5/5

Programmez le paiement

Selon les conditions négociées avec votre fournisseur (30 jours fin de mois, 45 jours net, ou autre délai convenu).

Bonne pratique

  • Configurez un workflow de validation impliquant systématiquement les services concernés
  • Ne validez pas automatiquement toutes les factures reçues

Est-il obligatoire d'avoir un logiciel de facturation ?

Techniquement, oui, car toutes les plateformes agréées intègrent un module de création de factures. Et vous êtes dans l'obligation de sélectionner une PA avant septembre 2026.

Cependant, vous êtes en droit de vous passer de ce logiciel si vous avez la capacité technique de créer des factures dans un des formats conformes. Ce sera souvent le cas si vous établissez des factures au format XML (UBL, CII) de façon automatisée.

L'essentiel, c'est de respecter les formats autorisés. La PA n'est obligatoire qu'en ce qui concerne la transmission : la transmission de la facture à votre client et la transmission des données à l'administration fiscale.

Le cas particulier des auto-entrepreneurs en franchise de TVA

Si vous êtes en franchise en base de TVA, suivez les mêmes étapes avec quelques spécificités :

  • Case « Franchise en base de TVA » cochée dans votre plateforme
  • Montant HT uniquement (pas de TVA collectée)
  • Mention automatique : « TVA non applicable, article 293 B du CGI »

Auto-entrepreneurs : calendrier

  • Réception des factures électroniques : dès septembre 2026
  • Émission obligatoire : septembre 2027
Non, une fois qu'une facture a reçu le statut « DÉPÔT » horodaté par votre plateforme agréée, elle ne peut plus être modifiée. Cette règle garantit l'intégrité et la traçabilité des factures. En cas d'erreur après envoi, vous devrez émettre une facture rectificative ou un avoir.
Si le statut reste bloqué à « TRANSMISE », vérifiez d'abord l'adresse de facturation électronique de votre client sur l'annuaire des PA. Contactez votre client pour confirmer qu'il a bien accès à sa plateforme agréée et qu'il consulte régulièrement ses factures reçues. Si le problème persiste : contactez le support technique de votre plateforme.